Probus Durbuy

                REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR DU PROBUS CLUB DE DURBUY

                                             EN DATE DU 21 JANVIER 2025.

PREAMBULE.

Le PROBUS CLUB DE DURBUY a été créé à l’initiative du Rotary Club d’Ocquier en Condroz.

Sa dénomination officielle de Probus Club de Durbuy (en résumé PcD.) a été adoptée lors de la réunion  des membres tenue le 05 avril 2001 après que la réunion de formation ait eu lieu le 15 mars 2001 en présence de Jean Struvay , délégué du District 1630 du Rotary international pour le Probus.

La constitution officielle du Probus Club de Durbuy a eu lieu le 19 mai 2001 à Hamoir sur Ourthe.

La gestion et les activités du Probus Club de Durbuy s’inspirent du « Règlement cadre pour un club Probus »daté de janvier 2001 et annexé comme référence pour l’application et l’interprétation du présent texte.

ARTICLE I : Buts.

Le Probus Club de Durbuy a essentiellement pour but de créer, entretenir et développer des liens d’amitié entre ses membres.

Les moyens à mettre en œuvre pour atteindre ces objectifs sont laissés à l’appréciation du Comité et des membres dans le cadre des dispositions du présent document.

L’objectif du Probus Club de Durbuy n’est pas d’être un Service-Club.

ARTICLE II : Conditions d’éligibilité comme membre.

Pour être membre du Club et pouvoir entamer la procédure d’admission, il faut :

.. Etre retraité ou sur le point de l’être et avoir atteint l’âge de 55 ans, aucune limite supérieure n’étant fixée.

.. Avoir eu des responsabilités dans le monde des affaires, de l’administration, de la culture et/ou de

   l’enseignement.

.. Jouir d’une réputation de correction.

.. Etre sociable et souhaiter participer à des contacts humains de qualité.

ARTICLE III : Réunions.

Les réunions statutaires du Club se tiennent le premier et le troisième jeudi de chaque mois au restaurant

« Le Champerdrix », rue Alphonse Libert, 4520 Bas-Oha.  Elles débutent à 12h00.

Dans ce cadre, exposés et conférences peuvent être mis sur pied. Le jour des réunions statutaires ou à toute autre date à  convenir, des excursions et visites sont susceptibles d’être organisées.  Il n’y a pas de règles d’assiduité mais une participation régulière est souhaitable pour le plus grand profit de tous.

Epoux et épouses, compagnons et compagnes ainsi que des amis peuvent être invités.

Le(la) Président(e ) gère et anime les réunions statutaires avec la collaboration des membres du Comité dont l’un pourra suppléer à l’absence de l’autre.

Sauf avis contraire de leur part, les membres sont considérés comme participants aux réunions statutaires.

Les membres prévoyant de ne pas assister à une réunion ou empêchés ultérieurement d’être présents sont tenus d’en avertir le responsable des contacts avec le restaurateur au plus tard le lundi soir précédant la réunion.

L’adéquation maximale entre les réservations des couverts et les présences au repas étant essentielle pour bénéficier des relations les meilleures avec le restaurateur, les membres sont invités à porter une attention particulière à leur participation ou désistement.

Dans l’hypothèse où le restaurateur facturerait, en tout ou en partie, le coût d’un repas d’un membre non excusé par rapport au délai connu, le membre concerné devra  rembourser au Club le montant payé de ce chef.

Concernant les activités extérieures et en cas d’annulation faite par un membre après son inscription, tout engagement de paiement sera maintenu et aucun remboursement ne sera effectué en matière de frais de transport, de droits d’entrées, de services de guides ou de tout autre coût convenu au préalable sur base d’un nombre déterminé de participants.  Il en ira de même pour les frais de repas et de logement ou de toute autre dépense du même ordre.

Il est toutefois évident que si, lors de l’exécution du programme ou après, un arrangement financier a pu, sans préjudice, être trouvé avec les prestataires des services concernant les services commandés mais non prestés, le membre concerné se verra remboursé en fonction des dispositions intervenues et à due concurrence des paiements effectués

ARTICLE IV : Administration du Club.

Le Club est administré par un Comité composé de huit membres dont les fonctions sont brièvement décrites ci-après :

• Le Président est responsable de l’ensemble des activités du Club en collaboration avec les autres membres du Comité et plus spécialement du développement du programme dans un cadre humain harmonieux. Il supervise les contacts avec les autres clubs.  Il préside les réunions statutaires, les assemblées générales et les réunions du Comité.

• Le trésorier est le gardien des fonds du Club, en assure la gestion, suit les paiements à recevoir, effectue les dépenses convenues par le Comité, tient le Comité au courant de la situation financière et soumet pour chaque exercice annuel commençant le 1^er janvier et se terminant le 31 décembre ou sur demande expresse justifiée du Comité, un rapport financier. Un compte bancaire est ouvert sur le quel un autre membre du Comité a la possibilité, encas d’incapacité du trésorier, d’effectuer les opérations courantes.

• Le chargé du protocole veille au bon déroulement des réunions et notamment des réunions statutaires en matière d’arrangement des places à table, de communications à faire aux membres, des temps de parole demandés, de présentation de l’orateur (sauf exception en cas de liens particuliers entre l’orateur et le membre invitant) et de toute autre mesure susceptible de contribuer à la qualité des assemblées.

• Le responsable des relations extérieures s’occupera notamment des arrangements avec les restaurateurs

et de toutes les dispositions prises dans le cadre d’activités extérieures telles réservation de salles, d’hôtels, de guides, de moyens de transport,…. (sans que l’énumération n’en soit limitative), le tout dans le cadre d’un budget approuvé par le Comité et en liaison avec le trésorier.

• Le secrétaire tient à jour la liste des membres, envoie les convocations aux réunions du Comité et en assure le compte-rendu, publie un bref bulletin à l’intention des membres (calendrier, comptes-rendus des réunions statutaires et les informations utiles), prépare les assemblées générales tout en assurant leur suivi et prend en charge l’administration générale.  

• Le responsable T.I.C .s’occupe des contacts avec les responsables du T.I.C. régional et de Probus Belgium et de la communication des informations concernant le Club par le moyen des médias actuels

• Le past-président et le post-président dont le statut est prévu à l’article V.

Dans le cadre qui précède, s’il est nécessaire, le Comité peut définir plus en détails les responsabilités des membres du Comité.

Les décisions du Comité sont prises à la majorité simple.  En cas d’égalité, la voix du Président est prépondérante.

ARTICLE V : Election des membres du Comité.

Les membres du Comité de gestion pour l’année statutaire suivant immédiatement celle en cours sont élus lors de l’assemblée générale réunie à cet effet lors de la dernière réunion statutaire du mois d’octobre.  Durant la même assemblée, il sera procédé à l’élection du Président nommé pour l’exercice débutant douze mois après.

Le mandat du Président a une durée d’un an renouvelable.  Le mandat du Président nommé ne prend effet que le premier janvier de l’année suivant celle de son élection.  Cependant, le nouveau président fait partie du Comité dès le premier janvier de l’année en cours et, après la fin de son mandat, continue de faire partie du Comité pendant un an en tant que Past-Président afin d’assurer une continuité dans les actions du Comité.

Le candidat Président doit avoir au moins deux années d’ancienneté dans le Club au moment de son élection.  Les mandats des autres membres du Comité prennent effet le premier Janvier de l’année de leur élection.  Ils ont une durée d’un an renouvelable. Une ancienneté d’un an comme membre du Club est une condition d’éligibilité comme membre du Comité.

Durant la période précédant le moment où les conditions d’ancienneté prévues par le présent article ne peuvent être appliquées stricto sensu ; elles seront interprétées de manière raisonnable  pour choisir les candidats les plus aptes à remplir la fonction en raison de leur temps de présence dans le Club.

Les candidatures à la fonction de Président et des différents membres du Comité doivent être introduites auprès du Président en exercice avant le 15 septembre de chaque année.

La passation des pouvoirs entre les comités sortant et entrant se déroule lors de la première réunion statutaire du mois de décembre.

ARTICLE VI : l’Assemblée générale.

L’année statutaire débute le 1^er janvier et se termine le 31 décembre de l’année suivante.

Une assemblée générale des membres se tient le troisième jeudi du mois d’octobre dans le but :

• d’entendre le rapport du secrétaire,
• de prendre connaissance du rapport du trésorier pour l’exercice calendrier écoulé, d’approuver  les comptes annuels et de décider de l’affectation du solde éventuel.
• de discuter des activités du Club et d’émettre des vœux quant à l’orientation du programme,
• de modifier le règlement qui relève de la seule autorité de l’assemblée générale, à l’exception du changement du lieu des réunions statutaires qui peut être effectué par décision des membres prise à la majorité simple sur proposition du Comité.
• de procéder aux élections statutaires selon des modalités d’exécution pratiques précisées par le Comité.

Il est entendu que tout membre peut mandater un autre membre pour agir en ses lieu et place.  Pour être valable toute procuration doit être écrite.  Un membre peut se voir confier plusieurs procurations si celles-ci contiennent des instructions précises de vote. Dans le cas contraire, une seule procuration sera admise par membre.

Les décisions sont adoptées à la majorité simple, sauf concernant la modification du règlement ou, si en dehors du changement du lieu des réunions statutaires, une majorité des 2/3 des membres présents ou représentés est requise.

Enfin, à la demande du Comité ou des 2/3 des membres, une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée pour débattre de problèmes essentiels urgents.      

ARTICLE VII : Cotisation et participation aux frais.

Une cotisation annuelle de 60.00 € est payable en mai de chaque année.

Les membres prennent en charge les divers frais directs entraînés par leur participation aux activités du Club telles que repas, excursions, visites, etc… Le Trésorier peut, pour faciliter la gestion financière, inviter les membres à verser une provision pour couvrir les frais leurs frais individuels, le trésorier justifiant de la situation du compte individuel en priant les membres de le réapprovisionner dès que nécessaire.

ARTICLE VIII : Admission d’un nouveau membre.

On devient candidat-membre à l’invitation de l’un des membres du Probus Club de Durbuy.

Toute candidature est introduite auprès du président par deux parrains ou marraines membres du club. Le candidat doit remplir le formulaire de candidature qui sera soumis au Président. Les parrains et marraines garantissent que la personne présentée répond aux critères définis par l’article II.

A la prochaine réunion statutaire, le Président présente verbalement la candidature à tous les membres présents du Club.  Le candidat-membre doit alors assister à trois réunions statutaires pas nécessairement consécutives mais aussi rapprochées que possible.  Pendant cette période, chaque membre peut faire connaître au Président, qui est tenu au secret, son éventuel refus justifié quant à la candidature proposée.  S’il y a opposition, le Comité décidera s’il convient d’en tenir compte.  En l’absence d’opposition, le Comité décidera en dernier ressort de l’acceptation du candidat qui sera alors officialisée à la réunion statutaire la plus proche.

ARTICLE IX : Participation aux activités du Club.

Une participation aussi régulière que possible aux activités est souhaitable tant pour les membres que pour l’ensemble du groupe.  Dans le cas où un membre s’absenterait trop fréquemment, le Président contacterait le membre concerné, s’informerait des raisons de son désintérêt et sauf raison justifiée, l’inviterait à participer aux activités de manière plus régulière.

Si l’absentéisme persistait ou si le membre ne s’intégrait pas de façon harmonieuse à l’esprit du Club, le Comité pourrait alors décider la radiation de ce membre.